Politique de confidentialité

La société AvecVous.family SASU édite et exploite le site web https://www.avec-vous.family (le « Site »), ainsi que la plateforme AvecVous accessible en mode SaaS sous réserve d’une souscription d’un abonnement (la « Plateforme »), et propose également un accompagnement ponctuel après décès sous l’offre « Main dans la main ».

Dans le cadre de son activité commerciale et marketing, la société AvecVous.family collecte et traite ainsi des données à caractère personnel (les « données personnelles »).

Ces données personnelles sont traitées en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016-679 (le « RGPD ») et la loi « Informatique et Libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 dans sa dernière version modifiée relative à la protection des données personnelles (ensemble la « Réglementation »).

La présente politique de confidentialité est établie pour expliquer la manière dont AvecVous.family réalise ces opérations de collecte et de traitement, et rappeler les droits des personnes concernées à cet égard.

1. Responsable de traitement

Le responsable de traitement des Données Personnelles est : AvecVous.family SASU, Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle au capital de 1 000 €, 15 rue Cordonnière, 14220 Boulon Immatriculée au registre du commerce et sociétés de Caen sous le numéro 940 767 270

2. Sécurité des données

Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles en vue de garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de toutes vos données à caractère personnel, afin d’empêcher que celles-ci soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Nous assurons un niveau de sécurité approprié, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques et de leur probabilité.

Toutefois, il est précisé qu’aucune mesure de sécurité n’étant infaillible, nous ne sommes pas en mesure de garantir une sécurité absolue à vos données à caractère personnel.

Par ailleurs, il vous incombe d’assurer la confidentialité du mot de passe vous permettant d’accéder à votre Compte. Ne communiquez cette information à personne. Si vous partagez votre ordinateur, n’oubliez pas de vous déconnecter avant de quitter un Service.

3. Traitement des Données Personnelles

3.1. Traitements des Données Personnelles des internautes

3.1.1. Finalité du traitement et base légale

Les internautes peuvent naviguer sur le Site, contacter AvecVous.family SASU pour poser des questions ou obtenir des informations, et créer un compte personnel sans pour autant souscrire immédiatement un abonnement. À cette occasion, AvecVous.family SASU est amenée à traiter leurs Données Personnelles pour les finalités suivantes :

Traiter leur demande d’information et y répondre ;

Assurer le suivi des échanges engagés ;
Permettre la création et la gestion de leur compte personnel ;
Les relancer à propos de la souscription d’un abonnement si aucune suite n’a été donnée ;
Les informer de tout élément essentiel et de toutes modifications les impactant.

La base légale de ces traitements varie selon leur nature :

Pour la création et la gestion du compte personnel, ainsi que les relances liées à un abonnement non finalisé, le traitement repose sur l’intérêt légitime d’AvecVous.family SASU (article 6.1.f du RGPD), à savoir assurer la gestion efficace des relations précontractuelles et promouvoir ses services ;
Pour les demandes adressées via le formulaire de contact du Site, le traitement repose sur le consentement exprès de l’internaute (article 6.1.a du RGPD), recueilli par une case à cocher dédiée lors de l’envoi du formulaire.
L’analyse de la navigation de la plateforme est anonymisée, AvecVous.family SASU ne collecte aucune donnée personnelle et ne dépose aucun cookie à cette fin.

3.1.2. Type de Données Personnelles traitées

Dans ce cadre, AvecVous.family SASU est amenée à collecter et à traiter des Données Personnelles suivantes :

Données d’identification : nom, prénom, date de naissance, régime matrimonial et nombre d’enfants ;
Données patrimoniales : informations renseignées par les internautes ;
Données de contact : adresse e-mail, adresse postale et éventuellement numéro de téléphone ;
Contenu des échanges : messages, demandes ou commentaires transmis ;
Données liées au compte créé : identifiants de connexion, date de création du compte, etc. ;
Adresse IP.

3.1.3. Durée de conservation des Données Personnelles

Dans le cadre de ce traitement, AvecVous.family SASU conserve les Données Personnelles des internautes pendant une durée de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de leur part.

À l’expiration de cette durée, AvecVous.family SASU supprime les Données Personnelles.

Si une relation commerciale s’est instaurée avec l’internaute, AvecVous.family SASU conserve les Données Personnelles pour la durée prévue par le point 3.2.3 de cette Politique de confidentialité.

3.2. Traitements des Données Personnelles des clients Sérénité

3.2.1. Finalité du traitement et base légale

Dans le cadre de la fourniture de ses services, AvecVous.family SASU collecte et traite des Données Personnelles concernant ses clients Sérénité. Ces traitements ont pour finalités :

La création, la gestion et le suivi du compte du client ;

La fourniture des services souscrits via la Plateforme (notamment le dépôt, la conservation et le partage de documents et d’information) ;
La gestion de la relation client (assistance, support, communications, demandes spécifiques) ;
La gestion de la facturation et des paiements ;
L’envoi d’informations sur les Services (ex. : mises à jour, évolutions) ;
Le traitement de ces données est nécessaire pour la gestion et l’exécution du contrat avec le Client (article 6.1.b du RGPD).

3.2.2. Type de Données Personnelles traitées

Dans ce cadre, AvecVous.family SASU sera amenée à collecter et à traiter les Données Personnelles suivantes :

Données d’identification : nom, prénom, date et lieu de naissance, régime matrimonial et nombre d’enfants ;
Données de contact : adresse e-mail, adresse postale et éventuellement numéro de téléphone ;
Contenu des échanges : messages, demandes ou commentaires transmis ;
Données liées au compte créé : identifiants de connexion, date de création du compte, etc. ;
Données de connexion : logs, date et heure de connexion à la Plateforme, adresse IP ;

Données contenues dans les documents déposés sur la Plateforme par le client, pouvant inclure :

des données familiales (liens de parenté, noms des personnes de confiance, noms des héritiers) ;
des données patrimoniales (immobilier, résidences, établissements bancaires où le patrimoine financier est déposé) et documentations afférentes ;
Des données sur les abonnements souscrits (fournisseurs d’énergie, fournisseurs internet, fournisseurs téléphonique, salles de sport, services de streaming, journaux et revues papier) ;
Des contrats détenus par l’utilisateur (contrats de travail, contrats d’employé – si l’utilisateur emploie une personne -, contrats de location, contrats qui lie notre utilisateur à un locataire, contrats mutuelles, contrats d’assurances) ;
Des données financières (comptes bancaires détenus, prêts en cours) ;
Les organismes étatiques auxquels notre utilisateur est relié (Sécurité sociale, centre des impôts, France Travail, La Poste, etc.) ;
des identifiants ou éléments liés à des comptes numériques.

3.2.3. Durée de conservation des Données Personnelles

Les Données Personnelles des clients Sérénité d’AvecVous.family SASU sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. À l’issue du contrat (résiliation, expiration ou décès du client), les Données Personnelles sont conservées pendant les délais suivants, en fonction de la formule d’abonnement souscrite, comme précisé dans les Conditions Générales de Services :

En cas de résiliation par le client : les données sont conservées pendant 15 jours à compter de la résiliation effective ;
En cas d’impayé non régularisé : les données sont conservées pendant 6 mois à compter du premier impayé ;
En cas de décès du client : les données restent traitées dans le cadre du service jusqu’à la fin du service ou la fin du mandat.

Certaines données peuvent être archivées au-delà de ces durées pour répondre à des obligations légales (notamment comptables ou fiscales), ou pour la durée de la prescription légale applicable, notamment pour permettre la constatation, la défense ou l’exercice de droit en justice, par exemple :

les logs archivés pendant 1 an,
les données de facturation pendant 10 ans,
les données issues des contrats pendant 5 ans.

À l’expiration de ces durées, AvecVous.family SASU supprime les Données Personnelles.

3.3. Traitement des Données Personnelles des personnes mentionnées sur la Plateforme

3.3.1. Finalité du traitement et base légale

Dans le cadre de l’utilisation des Services, les clients d’AvecVous.family peuvent :

Insérer sur la Plateforme des documents et informations contenant des Données Personnelles de tiers (membres de la famille, proches, héritiers, co-titulaires de comptes, etc.) ;
Désigner certaines personnes comme personne de confiance ;
Renseigner le nom de leurs héritiers.

Ces opérations impliquent qu’AvecVous.family SASU est amenée à traiter des Données Personnelles de tiers, sans être directement en relation avec ces personnes.

Ces traitements sont mis en œuvre afin de permettre à AvecVous.family SASU de fournir les services contractuels au client, conformément à l’Abonnement souscrit, notamment en cas de décès du client.

À cette fin, AvecVous.family SASU pourra être amenée à contacter certaines de ces personnes, notamment :

Pour leur notifier leur désignation comme personne de confiance ; ou
Pour les informer du rôle que leur a attribué le client ; ou
Pour les informer d’une problématique particulière rencontrée avec le client (comme un défaut de paiement sans résiliation expresse).

La base légale de ces traitements est l’intérêt légitime d’AvecVous.family SASU à traiter ces Données Personnelles pour exécuter les services demandés par le Client (article 6.1.f du RGPD).

3.3.2. Type de Données Personnelles traitées

Dans ce cadre, AvecVous.family SASU sera amenée à collecter et à traiter les Données Personnelles suivantes :

Données d’identification : nom, prénom ;
Données de contact : numéro de téléphone, adresse e-mail ou postale, selon les cas ;
Autres Données Personnelles contenues dans les documents déposés par le Client, pouvant inclure :
des informations familiales (lien de parenté, régime matrimonial, bénéficiaire désigné, etc.) ;
des informations patrimoniales ou successorales (comptes bancaires, immobilier, assurance-vie, etc.).

Ces Données Personnelles sont exclusivement issues des informations et documents fournis par le Client, lequel est responsable de leur exactitude et de leur licéité.

3.3.3. Durée de conservation des Données Personnelles

Ces Données Personnelles sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec le client d’AvecVous.family. À l’issue du contrat (résiliation, expiration ou décès du Client), les Données Personnelles sont conservées pendant les délais suivants, en fonction de la formule d’abonnement souscrite par le client, comme précisé dans les Conditions Générales de Services :

En cas de résiliation par le client : les données sont conservées pendant 15 jours à compter de la résiliation effective ;
En cas d’impayé non régularisé : les données sont conservées pendant 6 mois à compter du premier impayé ;
En cas de décès du client : les données restent traitées dans le cadre du service jusqu’à la fin du service ou la fin du mandat.

les logs archivés pendant 1 an,
les données de facturation pendant 10 ans,
les données issues des contrats pendant 5 ans.

À l’expiration de ces durées, AvecVous.family SASU supprime les Données Personnelles.

3.4. Traitement des Données Personnelles des clients Main dans la main

3.4.1. Finalité du traitement et base légale

Dans le cadre de la Prestation Main dans la main, AvecVous.family SASU collecte et traite des Données Personnelles concernant le Client faisant face à un décès, ainsi que, le cas échéant, des Ayants-droit concernés par le mandat de représentation. Ces traitements ont pour finalités :

L’analyse de la situation lors de l’appel de diagnostic ;
La conclusion et la gestion du mandat de représentation, y compris sa signature électronique ;
La réalisation des démarches administratives convenues auprès des organismes tiers ;
La gestion de la facturation et du paiement ;
Le traitement de ces données est nécessaire pour la gestion et l’exécution du contrat conclu avec le Client (article 6.1.b du RGPD).

3.4.2. Type de Données Personnelles traitées

Données d’identification du Client et des Ayants-droit : nom, prénom, date de naissance ;
Données de contact : adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone ;
Données relatives au décès : acte de décès, lien de parenté avec le défunt ;
Données contenues dans les documents déposés par le Client en vue de l’exécution des démarches (actes d’état civil, contrats, coordonnées bancaires, correspondances avec les organismes concernés) ;
Données de signature électronique (horodatage, adresse IP, statut de signature) collectées par notre prestataire Yousign dans le cadre de la signature du mandat de représentation ;
Données de paiement, traitées par notre prestataire Stripe (AvecVous.family SASU n’a jamais accès aux coordonnées bancaires complètes).

3.4.3. Durée de conservation des Données Personnelles

Les Données Personnelles des clients Main dans la main sont conservées pendant toute la durée d’exécution de la Prestation, puis 3 ans à compter de la clôture du dossier, conformément aux recommandations de la CNIL applicables à la gestion de la relation client.

Certaines données peuvent être archivées au-delà de cette durée pour répondre aux obligations légales et comptables applicables (notamment les données de facturation, conservées 10 ans).

4. Destinataires des Données Personnelles

Seules les personnes et entités mentionnées ci-dessous peuvent avoir accès aux Données Personnelles :

Les dirigeants et préposés d’AvecVous.family SASU ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions ;
Les avocats, conseils, comptables et commissaires aux comptes d’AvecVous.family SASU si nécessaire dans le cadre de l’exécution de leur mandat ;
Les autorités et organismes publics, auxiliaires de justice et officiers ministériels lorsqu’AvecVous.family SASU y est légalement obligée ;
Les personnes de confiance désignées par le Client, pour les informer d’une problématique particulière rencontrée avec le client (comme un défaut de paiement sans résiliation expresse) ;
Nos sous-traitants techniques, chacun agissant dans la limite de sa mission et dans le respect de la Réglementation :

OVH SAS (hébergement du Site vitrine) ;
Scaleway (hébergement de la Plateforme SaaS Sérénité) ;
Brevo (Sendinblue SAS) (gestion du formulaire de contact) ;
Stripe (traitement sécurisé des paiements) ;
Yousign (signature électronique des mandats de représentation) ;
Infomaniak (hébergement de l’espace de dépôt sécurisé des documents dans le cadre de la Prestation Main dans la main).

5. Transfert des Données Personnelles

AvecVous.family SASU héberge la majorité de ses Données Personnelles au sein de l’Union européenne (notamment en France).

Les documents déposés par les clients dans le cadre de la Prestation Main dans la main sont hébergés en Suisse, chez notre prestataire Infomaniak (datacenters de Genève et du canton de Vaud). Ce transfert est encadré par la décision d’adéquation rendue par la Commission européenne à l’égard de la Suisse, qui reconnaît un niveau de protection des données équivalent à celui garanti par le RGPD ; aucune garantie contractuelle supplémentaire n’est donc requise pour ce transfert.

Dans l’hypothèse où un autre transfert hors de l’Union européenne deviendrait nécessaire, AvecVous.family SASU s’engage à le réaliser dans le strict respect de la Réglementation, et notamment des articles 44 et suivants du RGPD, en mettant en place l’un des mécanismes de protection prévus par le RGPD (décision d’adéquation, clauses contractuelles types, garanties appropriées, etc.).

6. Droits des personnes concernées par le traitement de leurs Données Personnelles

Les personnes concernées par le traitement de leurs Données Personnelles disposent des droits suivants :

Droit d’accès aux Données Personnelles : les personnes concernées peuvent obtenir de la part d’AvecVous.family SASU la confirmation que leurs Données Personnelles sont traitées ;
Droit à la rectification des Données Personnelles : les personnes concernées peuvent demander que les Données Personnelles inexactes et/ou incomplètes les concernant soient rectifiées et/ou complétées ;
Droit à l’effacement des Données Personnelles : les personnes concernées peuvent sous certaines conditions obtenir l’effacement des Données Personnelles les concernant ;
Droit à la limitation du traitement : les personnes concernées peuvent dans certaines situations obtenir qu’AvecVous.family SASU gèle l’utilisation de leurs Données Personnelles ;
Droit de s’opposer au traitement des Données Personnelles : les personnes concernées peuvent sous certaines conditions s’opposer à ce qu’AvecVous.family SASU utilise certaines de leurs Données Personnelles ;
Droit à la portabilité des Données Personnelles : les personnes concernées peuvent recevoir leurs Données Personnelles, les réutiliser et les transmettre à un autre responsable de traitement ;
Droit de décider du sort des Données Personnelles après leur décès.

Les personnes concernées peuvent exercer ces droits à tout moment en adressant un courrier postal à l’adresse suivante : AvecVous.family SASU, Service RGPD, 15 rue Cordonnière, 14220 Boulon.

Si besoin, AvecVous.family SASU pourra être amenée à solliciter de leur part une pièce d’identité pour confirmer l’identité des personnes dans ses registres.

Quels que soient les traitements, les personnes concernées ont le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL à l’adresse ci-après mentionnée : CNIL – Service des plaintes, 3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

7. Évolution de la Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée ou aménagée à tout moment notamment en cas d’évolution des traitements de données, en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.